La présente politique explique quels renseignements personnels Melbarrel recueille, pourquoi nous les recueillons, avec qui nous les communiquons et ce que vous pouvez faire à leur sujet. Elle s’applique à melbarrel.com et à la plateforme Melbarrel.

1. Deux rôles distincts

Melbarrel traite des renseignements personnels dans deux rôles distincts, et vos droits diffèrent selon celui qui s’applique :

En tant que responsable du traitement — pour les renseignements que nous recueillons sur nos propres utilisateurs et visiteurs : les détails de votre compte, vos dossiers de facturation, vos messages au soutien et les statistiques du site.
En tant que sous-traitant (fournisseur de services) — pour les renseignements qu’une entreprise cliente saisit dans son propre espace de travail : ses clients, rendez-vous, factures, documents, dossiers du personnel et autres renseignements semblables. Cette entreprise décide de ce qu’elle recueille et de la durée de conservation. Nous ne les traitons que selon ses instructions. Si vous êtes client d’une entreprise qui utilise Melbarrel, veuillez d’abord communiquer avec cette entreprise; nous lui transmettrons votre demande.

2. Renseignements que nous recueillons

Renseignements de compte — nom, adresse courriel, numéro de téléphone, nom de l’entreprise, rôle et un mot de passe haché de façon sécurisée.
Renseignements de facturation — forfait, état de l’abonnement, factures et historique des paiements. Les numéros de carte sont saisis directement dans Stripe et ne sont jamais conservés sur nos serveurs.
Contenu de l’espace de travail — tout ce que vous ou votre équipe saisissez dans la plateforme : dossiers clients, réservations, soumissions, factures, fichiers, signatures et dossiers propres à chaque module.
Renseignements techniques — adresse IP, type de navigateur et d’appareil, pages consultées, horodatages, rapports d’erreur et connexions. Les connexions sont enregistrées afin que les titulaires de compte puissent vérifier l’accès à leurs données.
Demandes de renseignements — si vous remplissez un formulaire sur melbarrel.com, nous conservons le nom, le courriel, l’entreprise, le message et l’adresse IP d’envoi, afin de pouvoir vous répondre et de détecter les abus automatisés.

3. Pourquoi nous les utilisons

Pour fournir, sécuriser et soutenir le service.
Pour créer des comptes, authentifier les utilisateurs et appliquer les autorisations.
Pour percevoir les paiements et émettre des factures.
Pour envoyer des messages de service : confirmations, rappels, avis de sécurité et modifications de la présente politique.
Pour détecter, examiner et prévenir la fraude, les abus et les incidents de sécurité.
Pour respecter nos obligations légales et comptables.
Pour répondre aux demandes commerciales et de soutien.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels et nous n’utilisons pas le contenu des espaces de travail pour établir des profils publicitaires.

4. Fonctions d’intelligence artificielle

Melbarrel comprend un assistant, Melbear, ainsi que d’autres fonctions d’IA facultatives. Lorsque vous les utilisez, le texte ou les images que vous fournissez — avec les dossiers précis nécessaires pour répondre à votre demande — sont transmis à nos fournisseurs d’IA, Anthropic et OpenAI, afin qu’une réponse puisse être générée. Les demandes et les réponses sont journalisées dans votre espace de travail afin que les titulaires de compte puissent vérifier ce qui a été demandé à l’assistant et ce qu’il a fait.

Les fonctions d’IA sont facultatives. Si vous ne les utilisez pas, aucun contenu de l’espace de travail n’est transmis à un fournisseur d’IA. Les résultats de l’IA peuvent être erronés; il s’agit d’une ébauche à faire vérifier par une personne, et non d’un avis professionnel.

5. Renseignements sensibles

Certains modules sectoriels sont conçus pour contenir des dossiers sensibles — par exemple des notes de santé dans les modules de clinique et de dentisterie, des documents d’immigration ou des dossiers juridiques. Lorsqu’une entreprise cliente utilise ces modules, elle demeure responsable de la collecte légale de ces dossiers et de l’obtention de tout consentement requis, y compris en vertu des lois sur la protection des renseignements de santé. Nous ne traitons ces dossiers que pour exploiter le service au nom de cette entreprise.

6. Avec qui nous les communiquons

Nous ne communiquons des renseignements personnels qu’aux fournisseurs de services qui nous aident à exploiter la plateforme, et seulement dans la mesure où ils en ont besoin :

Hébergement et infrastructure — pour exécuter l’application et stocker les données.
Stripe — pour percevoir les paiements par carte et gérer les abonnements.
Envoi de courriels — pour envoyer les messages de service. Une entreprise cliente peut configurer son propre serveur de messagerie; ses messages passent alors par celui-ci plutôt que par le nôtre.
Anthropic et OpenAI — pour les fonctions d’IA, comme décrit ci-dessus.
Let's Encrypt — pour émettre des certificats TLS lorsque vous connectez votre propre nom de domaine. Seul votre nom de domaine est concerné, et non des données personnelles.

Nous pouvons également communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige, ou pour établir ou défendre un droit en justice. Si Melbarrel participe un jour à une fusion ou à une acquisition, des renseignements personnels pourraient être transférés dans le cadre de cette opération; nous vous en aviserons avant qu’ils ne soient assujettis à une politique différente.

7. Lieu de traitement de vos renseignements

Melbarrel est exploitée à partir du Canada. Nos fournisseurs de services peuvent traiter des renseignements dans d’autres pays, y compris aux États-Unis. Lorsque des renseignements franchissent une frontière, ils demeurent protégés par les engagements contractuels de ces fournisseurs et par la présente politique.

8. Durée de conservation

Le contenu de l’espace de travail est conservé tant que le compte est actif. Après la fermeture d’un compte, nous le conservons pendant une période de grâce limitée afin de pouvoir le restaurer sur demande, puis nous le supprimons.
Les dossiers de facturation et fiscaux sont conservés aussi longtemps que l’exige la législation comptable.
Les journaux de sécurité et de connexion sont conservés pendant une période limitée, puis supprimés.
Les messages de demande de renseignements sont conservés pendant nos échanges et pendant une période raisonnable par la suite.

Une entreprise cliente peut nous demander de supprimer son espace de travail en tout temps.

9. Sécurité

L’accès à la plateforme exige une authentification, et les autorisations limitent ce que chaque utilisateur peut voir. Les données en transit sont chiffrées au moyen de TLS. Les mots de passe sont conservés sous forme de hachages à sens unique et ne nous sont jamais lisibles. L’accès aux systèmes de production est limité aux personnes qui en ont besoin. Aucun système ne peut être garanti parfaitement sûr, mais nous travaillons à maintenir le risque au plus bas et à aviser rapidement les personnes touchées en cas d’atteinte.

10. Témoins et stockage local

Votre navigateur conserve un jeton de connexion pour que vous restiez connecté, une petite quantité d’état de l’interface, comme votre préférence de thème, et un témoin qui mémorise votre langue. Si vous acceptez les témoins de mesure d’audience dans le bandeau des témoins, nous utilisons aussi Google Analytics 4 (Google LLC) pour mesurer l’utilisation du site; cet outil ne s’exécute pas sans votre consentement, et vous pouvez le retirer en tout temps au moyen du lien Préférences en matière de cookies au bas de chaque page. Nous n’utilisons aucun témoin publicitaire ni de suivi intersites. Les détails figurent dans notre Politique relative aux témoins, accessible depuis le bandeau des témoins.

11. Vos droits

Vous pouvez nous demander une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, de les corriger ou de les supprimer. Vous pouvez aussi retirer votre consentement lorsque nous nous y fondons, et vous opposer à une utilisation particulière. Écrivez-nous à l’adresse ci-dessous et nous vous répondrons dans le délai prévu par la loi. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez déposer une plainte auprès de votre autorité de protection des données; au Canada, il s’agit du Commissariat à la protection de la vie privée.

12. Enfants

Melbarrel est un outil de gestion d’entreprise et ne s’adresse pas aux enfants. Certains modules — par exemple les modules de garderie et d’école — contiennent des dossiers concernant des enfants pour le compte d’une entreprise cliente. Ces dossiers sont saisis par cette entreprise, qui est responsable d’obtenir le consentement du parent ou du tuteur.

13. Modifications

Si nous modifions la présente politique, nous mettrons à jour la date en haut de cette page et nous aviserons les titulaires de compte par courriel avant qu’une modification importante n’entre en vigueur.

14. Nous joindre

Pour toute question sur la présente politique ou toute demande concernant vos renseignements : privacy@melbarrel.com.

Politique de confidentialité