Tám câu hỏi cần đặt ra trước khi chọn phần mềm cho doanh nghiệp dịch vụ

Bản demo phần mềm được thiết kế để trông đẹp. Đây là tám câu hỏi khó trả lời tốt hơn, và vì thế hữu ích hơn một danh sách tính năng.

1. Tôi có lấy dữ liệu ra được không?

Hãy yêu cầu xuất dữ liệu trước khi đăng ký, không phải sau. Một sản phẩm không thể xuất khách hàng, lịch hẹn và hóa đơn ở định dạng mở là sản phẩm bạn không thể rời bỏ. Câu hỏi này cũng cho bạn biết đôi điều về công ty trả lời nó.

2. Nó có hiểu ngành của tôi, hay tôi sẽ phải gõ ngành của mình vào ghi chú?

Một danh sách khách hàng chung chung chứa được mọi thứ, nghĩa là nó chẳng sắp xếp gì cả. Phòng khám cần hồ sơ bệnh án. Văn phòng luật cần hồ sơ vụ việc. Phòng gym cần gói hội viên có ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Nếu những trường mà ngành của bạn thực sự dùng không tồn tại, chúng sẽ nằm trong một ô văn bản tự do mà không báo cáo nào đọc được.

3. Chuyện gì xảy ra vào ngày có người nghỉ việc?

Phân quyền nghe nhàm chán cho đến khi nó trở nên quan trọng. Bạn cần có thể xóa một người mà vẫn giữ lại công việc của họ: lịch hẹn, ghi chú, tài liệu đã ký. Nếu quyền truy cập được chia sẻ qua một tài khoản đăng nhập, bạn không làm được điều đó.

4. Tiền xuất hiện ở đâu?

Hãy theo một công việc trong sản phẩm, từ lần hỏi thăm đầu tiên đến hóa đơn đã thanh toán. Đếm xem có bao nhiêu lần phải gõ lại một thứ hai lần. Con số đó, chứ không phải giá, mới là thứ bạn sẽ cảm nhận mỗi tuần.

5. Khách hàng có tự làm được không?

Mỗi lịch hẹn khách tự đặt mà không cần gọi điện cho bạn là thời gian bạn lấy lại được. Nhưng hãy thử trên điện thoại, với kết nối chậm, khi chưa đăng nhập. Đó là cách nó sẽ thực sự được sử dụng.

6. Nó hoạt động thế nào khi mạng kém?

Đây không phải câu hỏi lý thuyết nếu công việc của bạn diễn ra dưới tầng hầm, ở trang trại, nhà kho hay trên xe đang di chuyển. Hãy tìm hiểu cái gì bị lỗi và liệu nó có lỗi một cách an toàn không.

7. Ai chịu trách nhiệm về dữ liệu cá nhân?

Nếu bạn lưu ghi chú sức khỏe, giấy tờ tùy thân hay hồ sơ về trẻ em, bạn chịu trách nhiệm về chúng, và nền tảng xử lý chúng thay mặt bạn. Hãy hỏi chúng được lưu ở đâu, giữ trong bao lâu, ai xem được, và chuyện gì xảy ra khi bạn đóng tài khoản. Hãy nhận câu trả lời bằng văn bản.

8. Bước đầu tiên nhỏ nhất mà vẫn hữu ích là gì?

Hãy dè chừng mọi kế hoạch đòi chuyển toàn bộ dữ liệu trước khi bất cứ thứ gì hoạt động. Một bước đầu tốt mang lại một cải thiện thấy rõ trong vòng một tuần — trang đặt hẹn, hóa đơn, hoặc danh sách khách hàng — và không đòi hỏi phần còn lại phải xong trước.

Đôi lời về giá

Hãy so sánh tổng chi phí, không phải con số quảng cáo. Giá tính theo người dùng sẽ đổi ý nghĩa ngay ngày bạn tuyển người. Các gói miễn phí khác nhau rất nhiều: có gói là bản dùng thử có đếm ngược, có gói là gói thật kèm giới hạn. Hãy đọc kỹ xem bạn đang nhận loại nào.