Oito perguntas para fazer antes de escolher um software para sua empresa de serviços

Demonstrações de software são feitas para impressionar. Aqui estão oito perguntas mais difíceis de responder bem e, por isso, mais úteis do que uma lista de recursos.

1. Consigo tirar meus dados de lá?

Peça uma exportação antes de assinar, não depois. Um produto que não exporta clientes, reservas e faturas em formato aberto é um produto do qual você não consegue sair. Essa pergunta também diz algo sobre a empresa que responde.

2. Ele entende o meu ramo, ou vou digitar meu ramo em anotações?

Uma lista genérica de clientes comporta qualquer coisa, o que significa que não estrutura nada. Uma clínica precisa de prontuário. Um escritório de advocacia precisa de processos. Uma academia precisa de planos com data de início e de término. Se os campos que o seu ramo realmente usa não existem, eles vão parar numa caixa de texto livre que nenhum relatório consegue ler.

3. O que acontece no dia em que alguém sai?

Permissões são chatas até o dia em que importam. Você quer poder remover uma pessoa e manter o trabalho dela: as reservas, as anotações, os documentos assinados. Se o acesso é compartilhado por um único login, isso não é possível.

4. Onde o dinheiro aparece?

Acompanhe um serviço dentro do produto, do primeiro contato até a fatura paga. Conte quantas vezes algo é digitado duas vezes. Esse número, e não o preço, é o que você vai sentir toda semana.

5. O cliente consegue fazer sozinho?

Cada reserva que um cliente faz sem ligar para você é tempo ganho. Mas teste no celular, com uma conexão lenta, sem estar logado. É assim que ela será usada de verdade.

6. O que ele faz quando a internet está ruim?

Não é uma pergunta teórica se o seu trabalho acontece em porões, fazendas, armazéns ou veículos em movimento. Descubra o que falha e se falha de forma segura.

7. Quem é responsável pelos dados pessoais?

Se você guarda anotações de saúde, documentos de identidade ou registros sobre crianças, a responsabilidade é sua, e a plataforma os processa em seu nome. Pergunte onde ficam armazenados, por quanto tempo são mantidos, quem pode vê-los e o que acontece quando você encerra a conta. Peça a resposta por escrito.

8. Qual é o menor primeiro passo útil?

Desconfie de qualquer plano que exija migrar tudo antes que qualquer coisa funcione. Um bom primeiro passo entrega uma melhoria visível em até uma semana — a página de reservas, a fatura ou a lista de clientes — e não depende de o resto estar pronto.

Uma observação sobre preço

Compare o total, não o valor em destaque. O preço por usuário muda de sentido no dia em que você contrata alguém. Planos gratuitos variam muito: alguns são testes com contagem regressiva, outros são planos de verdade com limites. Leia qual deles você está recebendo.