ثمانية أسئلة اطرحها قبل اختيار برنامج لشركة خدمية
تُصمَّم العروض التوضيحية للبرامج لتبدو جيدة. إليك ثمانية أسئلة تصعب الإجابة الجيدة عنها، ولهذا فهي أنفع من قائمة الميزات.
1. هل أستطيع استخراج بياناتي؟
اطلب التصدير قبل الاشتراك، لا بعده. المنتج الذي لا يستطيع تصدير العملاء والحجوزات والفواتير بصيغة مفتوحة هو منتج لن تستطيع مغادرته. وهذا السؤال يخبرك أيضًا بشيء عن الشركة التي تجيب عنه.
2. هل يفهم مجال عملي، أم سأكتب تفاصيل مجالي في الملاحظات؟
قائمة العملاء العامة تستوعب أي شيء، وهذا يعني أنها لا تنظّم شيئًا. تحتاج العيادة إلى ملف طبي. ويحتاج مكتب المحاماة إلى ملف قضية. ويحتاج النادي الرياضي إلى اشتراك له تاريخ بداية ونهاية. إذا لم تكن الحقول التي يستخدمها مجالك فعلًا موجودة، فسينتهي بها الأمر في مربع نص حر لا يستطيع أي تقرير قراءته.
3. ماذا يحدث يوم يغادر أحدهم؟
الصلاحيات مملّة إلى أن تصبح مهمة. تريد أن تتمكن من إزالة شخص مع الاحتفاظ بعمله: حجوزاته وملاحظاته ومستنداته الموقَّعة. وإذا كان الوصول مشتركًا عبر حساب دخول واحد، فلن تستطيع ذلك.
4. أين يظهر المال؟
تتبّع عملًا واحدًا داخل المنتج، من أول استفسار حتى الفاتورة المدفوعة. واحسب كم مرة يُكتب فيها شيء مرتين. هذا الرقم، لا السعر، هو ما ستشعر به كل أسبوع.
5. هل يستطيع العميل القيام بذلك بنفسه؟
كل حجز يجريه العميل دون أن يتصل بك هو وقت تستعيده. لكن جرّبه على الهاتف، باتصال بطيء، ودون تسجيل الدخول. فهكذا سيُستخدم فعلًا.
6. ماذا يفعل عندما يكون الإنترنت ضعيفًا؟
ليس سؤالًا نظريًا إذا كان عملك يجري في الأقبية أو المزارع أو المستودعات أو المركبات المتحركة. اعرف ما الذي يتعطّل، وهل يتعطّل بشكل آمن.
7. من المسؤول عن البيانات الشخصية؟
إذا كنت تحتفظ بملاحظات صحية أو وثائق هوية أو سجلات عن أطفال، فأنت المسؤول عنها، والمنصة تعالجها نيابة عنك. اسأل أين تُخزَّن، وكم من الوقت تُحفظ، ومن يمكنه الاطلاع عليها، وماذا يحدث عند إغلاق الحساب. واحصل على الإجابة كتابيًا.
8. ما أصغر خطوة أولى مفيدة؟
كن حذرًا من أي خطة تتطلب نقل كل شيء قبل أن يعمل أي شيء. الخطوة الأولى الجيدة تحقق تحسينًا واحدًا ملموسًا خلال أسبوع — صفحة الحجز أو الفاتورة أو قائمة العملاء — ولا تشترط اكتمال البقية أولًا.
ملاحظة عن السعر
قارن الإجمالي، لا السعر المعلن. فالتسعير لكل مستخدم يتغيّر معناه يوم توظّف أحدًا. والخطط المجانية تختلف اختلافًا كبيرًا: بعضها فترات تجريبية بعدّ تنازلي، وبعضها خطط حقيقية بحدود معينة. اقرأ جيدًا أيّها ستحصل عليه.